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Joachim Kemper: Erschließung im Archiv: Von Richtlinien, Problemen und möglichen Lösungen

Im Beitrag sollen verschiedene aktuelle Probleme der archivischen Erschließungspraxis thematisiert werden. Neben einer Beschreibung des Ist-Zustands wird auch auf die neuen bayerischen Richtlinien zur Erschließung eingegangen. Diese sehen eine in aller Regel flache Verzeichnung der Archivalien vor und können daher als zukunftsweisend betrachtet werden. Schließlich soll der Versuch unternommen werden, ergänzende Anregungen und Konzepte hinsichtlich einer modernen Erschließung vorzustellen. Trotz aller Fragezeichen und (manchmal berechtigter, oft aber unberechtigter) Kritik soll dabei das Thema Web 2.0 nicht ausgeklammert werden - ganz im Gegenteil. Vieles kann gerade in diesem letzten Punkt nur angerissen werden; dennoch wird man letztlich auch im Archivbereich (und auch im Fall der Kernaufgabe 'Erschließung') nicht umhin können, den 'Tiger' der sozialen Medien zu reiten.

Für den gesamten Beitrag sei in aller Kürze lediglich auf die folgenden Publikationen verwiesen: Mario Glauert, Archiv 2.0. Vom Aufbruch der Archive zu ihren Nutzern, in: Archive im digitalen Zeitalter. Überlieferung - Erschließung - Präsentation (79. Deutscher Archivtag in Regensburg), Neustadt a.d. Aisch 2010, S. 43-54; Peter Müller, Schnell zum Ziel - Erschließungspraxis und Benutzererwartungen im Internetzeitalter, in: Benutzerfreundlich - rationell - standardisiert: Aktuelle Anforderungen an archivische Erschließung und Findmittel. Beiträge zum 11. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2007, S. 37-63; Marta Nogueira, Archives in Web 2.0. New Opportunities (Online-Publikation: Ariadne Nr. 63, April 2010; http://www.ariadne.ac.uk/issue63/nogueira). Ansonsten ist summarisch auf aktuelle archivische Fachdiskussionen und Hinweise zum Thema (z.B. bei 'Archivalia', Tagungsberichte usw.) zu verweisen. Thomas Just (HHStA Wien) sei für einen Gedankenaustausch zum Thema herzlich gedankt. Die im Beitrag genannten Richtlinien der staatlichen Archive Bayerns für die Regestierung von Urkunden sind auch (versehen mit einem kleinen Kommentar) im Druck erschienen: Joachim Kemper, Neue Richtlinien der staatlichen Archive Bayerns für die Erstellung von Urkundenregesten, in: Archivalische Zeitschrift 91 (2009), S. 209-219.

 1. Erschließung: Ist-Zustand und aktuelle Probleme

Erschließung ist eine Kernaufgabe der Archive. Wir verstehen darunter die Ordnung und Verzeichnung des Archivguts, die heute weitgehend nach dem Provenienzprinzip (dem Prinzip der Herkunft) erfolgt, während im 19. Jahrhundert das Pertinenzprinzip weit verbreitet war (Organisation der Unterlagen ohne Rücksicht auf den Entstehungszusammenhang nach Sachbegriffen/Pertinenzen).
Die Erschließung ist als Aufgabe auch in den Archivgesetzen verankert. Das Bayerische Archivgesetz sieht etwa folgende Aufgaben vor, die unter dem Schlagwort der 'Archivierung' erfasst werden: 'Archivierung umfaßt die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten' (BayArchivG Art. 2 Abs. 3). Die Gewichtung der angesprochenen Aufgaben mag von Archiv zu Archiv bzw. von Bundesland zu Bundesland variieren, aber es ist klar: Erschließung steht im Mittelpunkt der Archivarbeit. Unerschlossene oder unzureichend erschlossene Bestände können oftmals nicht benutzt werden, entziehen sich umgekehrt dem Blick der Öffentlichkeit, der Wissenschaft und Forschung. Dies könnte man zugespitzt formuliert nachgerade als Verletzung der archivgesetzlichen Regelungen betrachten.
Aber wie steht es um die archivische Realität in Sachen Erschließung heute? Holzschnittartig betrachtet stehen zumal in den Staatsarchiven große Abgabemengen großen Verzeichnungsrückständen gegenüber; natürlich sind zwischen den einzelnen Häusern auch erhebliche Unterschiede festzustellen - die Tendenz ist aber eindeutig. Beispielsweise ist im Staatsarchiv München, das ja immerhin das größte staatliche Regionalarchiv in Bayern ist, der Gesamtbestand in den letzten Jahren um mehr als 12 Kilometer angewachsen. Betrachtet man die letzten Jahrzehnte, kann man gut und gerne von einer Verdoppelung der verwahrten Archivalienmenge sprechen (die erhebliche Steigerung der Aktenproduktion in den Behörden trug und trägt das Ihre dazu bei). Zugleich haben viele Archive mit Personalknappheit zu kämpfen. Ob demgegenüber eine radikale Beschränkung der Übernahmen wirklich sinnvoll ist bzw. wäre: dies ist schwierig zu beantworten. Gemeint sind mehr oder weniger schematische Prozentangaben für dasjenige Registraturgut, das aus den Behörden übernommen werden soll, während der Rest kassiert, also vernichtet wird. Beispielsweise stünden dann 2-3% Archivgut 97-98% Kassationsgut gegenüber.
Ein großes Manko ist das Festhalten an alten, tradierten Erschließungsrichtlinien (und Erschließungstraditionen). Vorschriften für eine detaillierte Verzeichnung sind jetzt kaum mehr praktikabel - und sie waren dies auch vor Jahrzehnten kaum. Gemeint ist damit beispielsweise bei der Aktenverzeichnung die extensive Verwendung von 'Enthält/Enthält auch/Enthält nicht/Enthält unter anderem' und 'Darin'-Vermerken; genauso bei der (archivischen) Urkundenverzeichnung das Vollregest. Oftmals stand die Perfektionierung von Verzeichnungseinheiten im Vordergrund. Ältere Findmittel wurden und werden gerne, auch mit erheblichem Aufwand, durch neuere und 'bessere' ersetzt; gleiches gilt für die allfälligen Abgabeverzeichnisse von Behörden, die man oft mit nur etwas Aufwand durchaus als Findmittel adaptieren könnte.
Und noch etwas sei betont: Verzeichnungsrückstände sind kein Phänomen der Jetztzeit. Während im Bayerischen Hauptstaatsarchiv, das an dieser Stelle als eines der großen europäischen Urkundenarchive exemplarisch genannt werden soll, ein kleinerer Teil der Urkunden von früheren Archivarsgenerationen extensiv bearbeitet und regestiert worden ist, hat man für die restlichen Urkunden(-bestände) vielfach unzureichende oder nahezu keine Erschließungsdaten.

 2. Richtlinien und Standards (Bayern)

Als Grundsatz einer modernen Erschließung sollte gelten, alle Archivalien in einen (flachen) Verzeichnungsstand zu versetzen, der einen ersten Zugriff ermöglicht. Dies bedeutet, es sollten den Benutzern durch Basisinformationen Anhaltspunkte für eigene, oft intensivere Recherchen geboten werden. Die bisherige, extensive Erschließungspraxis im Archivwesen ist jedenfalls kein probates Mittel, um Verzeichnungsrückstände und die erheblichen modernen Archivalienzugänge bewältigen zu können (dies gilt natürlich nicht für 'tote' Archive bzw. Einrichtungen mit minimalen Zuwächsen).
Die staatlichen Archive Bayerns haben in den letzten Jahren versucht, moderne Erschließungsgrundsätze zu erstellen. Zunächst sei vorausgeschickt, dass ja auch im internationalen Kontext an übergreifenden Standards gearbeitet wird, denkt man an (EAD) Encoded Archival Description oder an ISAD (G) des Internationalen Archivrats. Wesentlich ist, dass mittels solcher Standards ja auch die Belieferung nationaler wie internationaler Portale mit Erschließungsdaten und Digitalisaten ermöglicht bzw. vereinfacht wird. Für die von der DFG geförderten Projekte zur 'Retrokonversion' von Findmitteln ist unter anderem EAD als Austauschformat vorgesehen.
Wie die Verzeichnung konkret zu erfolgen hat, wie kurz oder wie lang die einzelnen Metadatenfelder zu befüllen sind, wird in Erschließungsrichtlinien festgelegt. Hier haben in den letzten Jahren mehrere Archivverwaltungen 'alte Zöpfe' abgeschnitten und einer knappen, aber auch an internationalen Standards orientierten Verzeichnung die Tür geöffnet. In Bayern wurden in den Jahren 2008 bis 2010 Richtlinien für die Verzeichnung von Akten, Urkunden und Amtsbüchern erstellt, womit bereits drei wesentliche Archivguttypen abgedeckt sind. Die Richtlinien stehen im Internet als PDF-Dateien zur Verfügung (http://www.gda.bayern.de/aufgaben/erschliessung.php). Zentral ist die grundsätzliche Festlegung, dass zukünftig schlank verzeichnet werden soll. Bei den Akten genügt eine knappe Betreffsbildung, auf Enthält- und Darin-Vermerke soll in der Regel verzichtet werden. Ebenso sollen Urkunden knapp regestiert werden. Vielfach sollen summarische Vermerke wortwörtliche Aufzählungen oder gar die manchmal beliebten, umfassenden Zitate aus den Archivalien ersetzen. Gleichfalls soll in vielen Fällen auf Indizes verzichtet werden.

 3. Anregungen und Denkanstöße: Archive und Web 2.0

Mit den eben genannten bayerischen Richtlinien zur Erschließung ist bereits Pt. 3 angeschnitten. Die Richtlinien sind ein Anstoß für eine moderne, an der archivischen Realität ausgerichtete Erschließung. Es sollen nun abschließend verschiedene Anregungen erfolgen, mit welchen (weiteren) Methoden die Praxis der Erschließung ergänzt und der Erschließungsstand in den Archiven verbessert werden kann bzw. könnte. Zunächst seien Digitalisate und Online-Präsentationen genannt: Bedenkt man, dass mehr und mehr neben den Erschließungsdaten auch die Archivalien selbst im Netz zu betrachten sind, so spielt dann die Intensität der Verzeichnung bei weitem keine so große Rolle mehr. Ein Beispiel: Im bekannten virtuellen Urkundenarchiv 'Monasterium' (http://www.monasterium.net), das ja über 190.000 Urkunden bietet, reichen dem Benutzer kurze Angaben zu den Urkunden; die Weiterarbeit kann von zuhause aus am 'Original' erfolgen. Nur durch die Beschränkung auf kurze Angaben (Kurzregesten) sind die derzeit laufenden, umfangreichen Digitalisierungsprojekte der staatlichen Archive Bayerns im Bereich der Urkunden überhaupt realisierbar. Das Stichwort 'Archive und Web 2.0' verweist auf einen Bereich, der leider von vielen Kollegen noch sehr stiefmütterlich beackert oder gemieden wird. Beiträge oder gar Tagungen zum Thema sind eine große Ausnahme. Web 2.0 als Schlagwort für kollaborative und interaktive Elemente bzw. Anwendungen im Netz bietet eine ganze Reihe positiver Effekte auch für kulturelle Einrichtungen. Dies gilt keineswegs nur für die Öffentlichkeitswahrnehmung der Einrichtungen, die Erweiterung des Zielgruppenspektrums oder die Eröffnung neuer Kommunikationswege: Gerade die Teilung bzw. Produktion von Wissen und die 'Kollaboration' bieten auch Raum für Erschließungsleistungen oder die Ergänzung und Anreicherung der vom Archiv zur Verfügung gestellten Metadaten. Vieles befindet sich derzeit in einer Experimentierphase, manches wird im Sinn des 'try and error' zweifellos nicht weiter geführt werden. Als Anwendungen kommen, ohne dass diese Aufzählung abschließend gemeint ist, insbesondere Wikis und andere kollaborative Werkzeuge, Blogs, soziale Netzwerke wie Facebook, Portale für Fotos/Videos u.ä., aber auch neue Kommunikationsformen wie Twitter in Betracht. Zur Verdeutlichung werden mehrere Beispiele angeführt:
  • Wiki 'Your archives' der National archives (UK): Der Wiki enthält mehrere Tausend Artikel mit Bezug zur britischen Geschichte sowie mit Bezug zu den Archivalien des Archivs. Er steht unabhängig zum regulären Webauftritt des Archivs; ein Ziel ist, dass die Benutzer des Archivs ihr Wissen über die Archivalien in den Wiki einbringen sollen. (http://yourarchives.nationalarchives.gov.uk)
  • 'Monasterium': Kollaboratives Werkzeug 'MOM CA' (bzw. 'EditMOM') zur (Online-)Bearbeitung von Urkunden. Im Rahmen eines DFG-Projekts ('Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk') soll ab dem Spätjahr 2010 'MOM CA' zu einer virtuellen Forschungsumgebung ausgebaut werden, namentlich unter Beteiligung historischer Forschungseinrichtungen sowie einer Reihe von Archiven. Das Werkzeug wird derzeit immerhin bereits an mehreren Universitäten in der Lehre eingesetzt und auch einige Archive arbeiten bereits damit. (http://www.mom-ca.uni-koeln.de/MOM-CA/start.do)
  • Flickr: Flickr ist ein sehr erfolgreiches Portal für die Präsentation und das Teilen von digitalen Bildern. Der Schritt ist dann natürlich nicht weit vom 'Teilen' zur Anreicherung der eingestellten Bilder mit ergänzenden Informationen. Dieses Ziel wird im 'Commons-Projekt' dezidiert verfolgt, das Flickr im Jahr 2008 zunächst mit der Library of Congress gestartet hatte. Zu den Hauptzielen des Projekts, an dem eine ganze Reihe großer Bibliotheken, Archive und Museen teilnehmen (unter den wenigen europäischen Partnern sei wenigstens das Nationalarchiv der Niederlande hervorgehoben), zählt neben der Verbesserung des Zugriffs auf Fotos namentlich auch die Möglichkeit, Informationen und Wissen zu den Fotos beizutragen. Die teilnehmenden Institutionen geben an, dass keine Urheberrechtsbeschränkungen bei den Fotos bekannt sind, eine Garantie bezüglich der Gemeinfreiheit der Fotos ist damit jedoch nicht verbunden. (http://www.flickr.com/commons/usage/)
  • Kooperation des Bundesarchivs mit Wikimedia: Das Bundesarchiv verfügt über 11 Millionen Bilddokumente, von denen derzeit über 200.000 Stücke im Rahmen eines Bildarchivs im Netz präsentiert werden. Ca. 80.000 Bilder stehen zusätzlich über Wikipedia (Wikimedia Commons) zur Verfügung. Die Zahl der Benutzer hat sich seit Bekanntwerden der Kooperation verdoppelt (!). (http://commons.wikimedia.org/wiki/Commons:Bundesarchiv/de)
  • Schließlich sei noch das soziale Netzwerk Facebook angeführt: Facebook-Auftritte von Archiven nehmen mittlerweile immer mehr zu (dies gilt leider noch nicht für deutsche Archive). Gewichtige Beispiele sind die jeweiligen Nationalarchive von Großbritannien, Australien und den USA (sowie z.B. die nationalen Archive Österreichs, Rumäniens und der Slowakei). Die Netzwerkbildung funktioniert allem Anschein nach gut, die Zahl der 'Freunde' geht teilweise in die Tausende. Solche sozialen Netzwerke erfordern natürlich eine große und auch aktive Nutzergemeinschaft, aber dies scheint zumindest bei größeren Einrichtungen gegeben zu sein. Und so können durch die Benutzer zum Beispiel auch neue Findmittel kommentiert werden, die Nutzer des Archivs diskutieren und informieren sich gegenseitig in eigenen Forschergruppen bzw. umgekehrt: das Archiv stellt die Frage, wer bei der Verzeichnung eines ungewöhnlichen Archivales helfen kann (Beispiel von der Facebookseite des Österreichischen Staatsarchivs: Nachfrage, wer die Wappenabbildung auf einer böhmischen Urkunde des Haus-, Hof- und Staatsarchivs beschreiben kann).
Es gilt für diese Beispiele wie auch sonst: Je umfassender die Archivalien oder zumindest die Findmittel digital und online vorgehalten werden, desto mehr können auch die Benutzer 'helfend' einspringen, die Quellen auswerten und eben die Verzeichnung ergänzen oder verbessern! Eine Gesamtdigitalisierung der Archivalien, wie sie von Vertretern der historischen Fachinformatik für die Zukunft 'gefordert' wird, wird sich nicht realisieren lassen. Und dies ist natürlich nicht der einzige Haken an der Sache. Die meisten genannten Anwendungen beziehen sich auf (archivisches, museales usw.) Sammlungsgut, weit weniger auf das originär provenienzgebundene Archivgut (wie Aktenbestände). Eine gewichtige Frage ist schließlich auch, wie groß der Aufwand ist, den ein Archiv in die neuen Technologien investieren kann und will. Dass sich aber eine verbesserte Erschließung, Aufwand des Archivs und eine gesteigerte Öffentlichkeitswahrnehmung im Sinn des Web 2.0 gut gegeneinander aufrechnen lassen und sich der Aufwand lohnt: dies steht außer Zweifel und macht optimistisch für die Zukunft.

 Zur Person

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Dr. Joachim Kemper (Generaldirektion)
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