EDV-Tage Theuern

Seit Jahren schon ist die Rede vom 'papierlosen' oder zumindest 'papierarmen' Büro. Verwaltungsarbeit soll durch massive Unterstützung mit Computertechnik rationalisiert, die Kontakte zum Bürger und zur Wirtschaft sollen erleichtert und so das - angeblich! - negative Image der öffentlichen Verwaltung nachhaltig verbessert werden. Das neueste Schlagwort in diesem Zusammenhang ist 'eGovernment'.

In keinem anderen Bereich wird man derart mit neuen Begriffen überhäuft wie in der Informationstechnik. Manche sind Eintagsfliegen wie so viele, mit denen uns die Werbung erschlägt. Andere sind durchaus sinnvoll, werden aber häufig nicht verstanden und daher falsch angewendet. Es ist hier nicht der Platz, auf Terminologiefragen generell einzugehen, doch seien einige Begriffe vorgestellt, die im Zusammenhang mit der rechnergestützten Verwaltung oft auftreten.

Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man die Verwaltung von konventionellen und/oder digitalen Dokumenten in einem elektronischen System. Der Begriff (abgekürzt meistens mit DMS) wird aber heutzutage allgemein für die Verwaltung einer kompletten Registratur (also Akten, Vorgänge und Dokumente) gebraucht. Treffender wäre hier der Begriff Registraturverwaltungssystem.

Strenggenommen bedeutet dies die Verwaltung von in der (Alt)Registratur abgelegten, also nicht mehr veränderbaren Unterlagen. Records bestehen in der Regel aus mehreren Dokumenten. Ein Record kann auch aus das Geschäft unterstützenden, aber nicht aktenmäßigen Informationen bestehen; eine Gleichsetzung mit dem kontinentaleuropäischen Begriff Registraturgut, also der Trias Akt - Vorgang - Dokument, ist nicht ohne weiteres zulässig. In der Praxis werden DMS und RMS (Records Management System) häufig synonym gebraucht.

Dieser Begriff meint ganz allgemein die Sachbearbeitung von Geschäftsvorfällen (Vorgängen im funktionalen Sinn). Ein Vorgangsbearbeitungssystem erlaubt die Steuerung der Sachbearbeitung und die Protokollierung des Geschäftsgangs.

Eigentlich ist damit der Ablauf irgendeiner Sachbearbeitung gemeint. Ein Workflowsystem entspricht einem Vorgangsbearbeitungssystem.

Dieser in der Schweiz bevorzugte Begriff vereinigt die Vorgangsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagement bzw. Records Management.

Öffentliche Einrichtungen sind gehalten, ihre Geschäfte nach den üblichen Grundsätzen der Rechtsförmlichkeit und Nachvollziehbarkeit zu betreiben. Dazu gehört eine entsprechend geregelte ordnungsgemäße Schriftgutverwaltung. Ihre Anforderungen sind - leider ist das insbesondere im Bereich Kultur zu konstatieren - schon im 'Papierzeitalter' nicht immer erfüllt worden. Die Einführung der vergleichsweise flüchtigen digitalen Unterlagen erzwingt eine wesentlich strengere Beachtung dieser Anforderungen (1).

Normen, Standards, Anforderungsmodelle und Musterempfehlungen sind hierbei eine große Hilfe. Man steht den Anbietern von Dokumentenmanagementsystemen nicht mehr hilflos gegenüber, sondern kann deren Produkte auf die Erfüllung unverzichtbarer Anforderungen überprüfen. Ein für diese Arbeit sehr nützliches Anforderungsmodell soll im folgenden vorgestellt werden, nämlich MoReq.

Das Kürzel MoReq steht für 'Model Requirements for the Management of Electronic Records'. Die Spezifikation dieses 'Modells für Anforderungen an den Umgang mit elektronischen Unterlagen' liegt sowohl im Druck (2) als auch in elektronischer Form vor. (3)

Die Notwendigkeit für eine solche Spezifikation wurde zuerst vom DLM-Forum (4) erkannt und ein entsprechendes Projekt in das IDA-Programm der EU aufgenommen. Nach einer Ausschreibung 1999 begann die Arbeit unter Federführung der Firma Cornwell Affiliates PLC mit Unterstützung durch eine Beratergruppe (5) von Experten aus mehreren Ländern im Jahr 2000 und wurde Anfang 2001 mit einer Bewertung durch internationale Organisationen des privaten und des öffentlichen Sektors (6) abgeschlossen.

MoReq spezifiziert funktionale Anforderungen an den Umgang mit digitalen Unterlagen, umfasst aber auch hybride (digitale und analoge). Es enthält ein Modell der Beziehungen zwischen Aktenplänen, Akten, Vorgängen und Dokumenten sowie ein ausführliches Modell der Metadaten und setzt voraus, dass die Unterlagen in einem elektronischen System verwaltet werden. Wie ein solches System zu implementieren ist, sagt MoReq jedoch nicht; dies ist Sache des Anwenders. MoReq schreibt also nichts vor, es ist vielmehr ein modular aufgebautes Modell, das vom Anwender jederzeit erweitert, aber auch - allerdings nur um die als optional bezeichneten Merkmale - reduziert werden kann. Damit kann ein breiter Kreis potenzieller Anwender im öffentlichen und im Bereich der Privatwirtschaft angesprochen werden.

Die Spezifikation ist ausdrücklich praxis- und anwenderbezogen. Sie soll ein Werkzeug für jene sein, die sowohl klassisches wie elektronisches Registraturgut zu verwalten haben. Beispielhaft für den Werkzeugcharakter ist die Gestaltung der einzelnen Anforderungen in Form einer Checkliste.

Die MoReq-Spezifikation ist in 13 Kapitel und 7 Anhänge gegliedert. Nach dem einleitenden ersten Kapitel werden allgemeine Anforderungen, die Terminologie und ein Entity-Relationship-Modell vorgestellt, das letzten Endes die Struktur einer hybriden Registratur abbildet (Kapitel 2). Die Kapitel 3 bis 11 enthalten die Anforderungen an ein elektronisches System für Unterlagenverwaltung im einzelnen (Kap. 3: Klassifikationsschema, Kap. 4: Zugriffskontrollen und Sicherheit, Kap. 5: Aufbewahrungsfristen, Export [z.B. an ein Archiv] und Löschung von Unterlagen, Kap. 6: Zugang von Unterlagen, Kap. 7: Einordnung von Unterlagen in die Klassifikation, Kap. 8: Recherche und Ausgabe von Unterlagen, Kap. 9: Systemverwaltung, Kap. 10: Weitere Funktionalitäten, Kap. 11: Nicht-funktionale Anforderungen). Das Kapitel 12 präsentiert einen detaillierten Katalog von Metadaten für alle - logischen - Komponenten eines Systems, und Kapitel 13 enthält neben einem Glossar eine Beschreibung des in Kapitel 2 grafisch vorgestellten Entity-Relationship-Modells. Von den Anhängen sind Anhang 1 (Literaturverzeichnis), 5 (Beziehungen zu den Metadatenmodellen Dublin Core und Pittsburgh) und 7 (Standards und Empfehlungen) besonders erwähnenswert.

Der Unterlagenbegriff von MoReq ist statisch - er sieht Unterlagen in eine Registratur eingehen und dort bis zur Abgabe an ein Endarchiv bzw. bis zur Kassation verbleiben. Eine institutionenübergreifende Vorgangsbearbeitung (collaborative workflow) kennt MoReq ebenso wenig wie den Austausch von Unterlagen zwischen Behörden im Zuge der Aufgabenerledigung. Diese Beobachtung - die keineswegs nur für MoReq gilt - zeigt die nach wie vor papiergebundene Sicht auf die digitale Welt. So verständlich diese zur Wahrung bewährter Traditionen auch sein mag - es besteht die Gefahr, dass dadurch Potenziale des neuen Mediums nicht ausgeschöpft oder gar nicht erkannt werden.

MoReq ist so allgemein gehalten, dass jeder Anwender, der sich dieses Modells bedienen will, es an seine eigenen Traditionen und Bedürfnisse anpassen kann. Es ist ungeachtet dessen detailliert genug, um beim Entwurf konkreter, auf einen bestimmten Anwender bezogener Spezifikationen deren Vollständigkeit abzusichern. Mit gutem Grund hat sich darum die Arbeitsgruppe 'Archivierung digitaler Unterlagen der Verwaltung' der Staatlichen Archive Bayerns der Mühe unterzogen, den von ihr entworfenen Metadatenkatalog für Sachakten der Verwaltung mit MoReq abzugleichen. (7)

Aus der Sicht einer Bibliothek, eines Museums oder eines Archivs könnte man die Meinung vertreten, dass Dokumentenmanagement eine Sache der staatlichen und kommunalen Verwaltung oder der großen Wirtschaftsbetriebe sei; uns betreffe all dies jedoch nicht. Dieser Meinung kann m.E. keineswegs beigepflichtet, sondern ihr muss entschlossen widersprochen werden. Denn wir sind keine Inseln, sondern kommunizieren ständig mit Verwaltung, Wirtschaft und Privatpersonen. Elektronischer Dokumenten- und Unterlagenaustausch wird in dieser Kommunikation bald die Regel sein. Darum werden auch wir uns überlegen müssen, in absehbarer Zeit zumindest einfache Formen des Dokumentenmanagements einzuführen. Dies bedarf gründlicher Vorbereitung. Das Kennenlernen von Modellen, Standards und Spezifikationen ist ein grundlegender Teil dieser Arbeit.

1) Vgl. hierzu: Digitale Unterlagen. Entstehung - Pflege - Archivierung. Empfehlungen für die Behörden des Freistaates Bayern, hrsg. von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, München 2001

2) Luxembourg: Office for Official Publications of the European Communities, 2002 (INSAR - European Archives News, Supplement VI)

3) Herunterladbar von den nachstehenden Webadressen:
http://europa.eu.int/ISPO/ida/
http://www.dlmforum.eu.org/
http://www.cornwell.co.uk/moreq.html

4) DLM ist ein Akronym für 'données lisibles par machines'. Das DLM-Forum wurde aufgrund von Beschlüssen des Europarats im Juni 1994 eingerichtet. Vgl. hierzu http://www.dlmforum2002.org/

5) Von seiten der Archive waren Francisco Barbedo (Portugal), Nils Brübach (Deutschland), Mariella Guercio (Italien), Peter Horsman (Niederlande) und Jean-Pierre Teil (Frankreich) vertreten.

6) Die Bewertung nahmen vor: Die Firmen Pfizer (Pharmazie), Tower Software (IT) und Technostock (Consultants), das britische Verteidigungsministerium, das britische Schatzamt und das italienische Justizministerium.

7) Der Katalog wurde zunächst auf der Grundlage des DOMEA-Konzepts des Bundes erstellt, da dieses auch für bayerische Staatsbehörden verbindlich ist. Beim Abgleich mit MoReq wurde u.a. festgestellt, dass der Umgang mit Dokumenten, die einer Sicherheitseinstufung unterliegen, im DOMEA-Konzept nicht berücksichtigt ist. Zu DOMEA vgl. http://www.kbst.bund.de/domea/ .